Vilicotel Hotelmanagement ist eine Softwareanwendung für die Verwaltung Ihres Hotels oder Ihrer Pension. Es hat eine leicht verwendbare Benutzeroberfläche und es funktioniert auf Windows-Plattformen.

Zusätzlich zur Hotel-/Pensionsverwaltung ist VILICOTEL mit einem Webportal verbunden, wo Sie für Ihre Aktivitäten und Dienstleistungen werben können. Seit der ersten Entwicklung in 2003 wurde VILICOTEL laufend verbessert, neue Funktionen wurden eingeführt, so dass man heute VILICOTEL als ein kräftiges Verwaltungsinstrument ansehen kann. Dank seiner Vielseitigkeit kann VILICOTEL den Bedürfnissen unserer Kunden angepasst werden, so dass es von touristischen Pensionen bis zu großen Hotels eingesetzt werden kann.  Diese fortgeschrittene front-desk-Lösung in Kombination mit der vom Internet angebotenen Offenheit wird entsprechend Ihrer Bedürfnisse und Geschäftsgröße zu einem besonders günstigen Preis angeboten.

Durch VILICOTEL wird die Hotelverwaltung zu einer leichten und leistungsfähigen Arbeit. Da es allen Gaststätten unabhängig von deren Größe und Vielseitigkeit angepasst werden kann, entscheiden Sie, welche der Funktionen dieses Programms Sie benötigen.

Auf Nachfrage bieten zusätzliche Module nützliche Erweiterungen der Programmfunktionen. Durch den Onlineumgang mit Ihrer Webseite kann man Formulare für Reservierungsanträge erstellen oder die Lage der freien Zimmer sehen – so kann VILICOTEL auch für Ihre potentielle Kunden vorteilhaft sein! 

Grundelemente:

• Zimmerverwaltung

Die wichtigsten Daten für ein Zimmer sind sowohl die Ausstattung als auch die Verfügbarkeit. Weil ein Hotel mehrere Arten Zimmer haben kann, ist eine klare Übersicht zum Zimmerstatus (frei oder besetzt) nötig. Um diese Übersicht zu erleichtern verwendet VILICOTEL ein leicht abrufbares Schema, welches gleichzeitig auch Änderungen erlaubt.

• Kundenverwaltung

Das Programm speichert zahlreiche Informationen über die Kunden: Ausweisdaten, persönliche Informationen, Vorlieben, in der Vergangenheit angenommene Aufenthalte und Dienstleistungen, Begleiter, Kontaktdaten, Korrespondenz, etc. und bietet dadurch deren rasche und leichte Identifizierung an.

• Kosten und Zahlungen

Die Rechnung eines Kunden enthält alle gewählten Produkte und Dienstleistungen. Die Kosten und Verkaufpreise sind im Programm leicht einstellbar, so dass man sie leicht berechnen kann.

• Onlinereservierungen

Nachdem eine Reservierung durch das Portal oder die Webseite des Hotels gemacht wurde, ist diese automatisch im Programm gespeichert. Außerdem ist für eine hohe Leistungsfähigkeit der Zimmerstatus online sichtbar. Bei Bedarf kann man Verbindungen zu jedem Onlinereservierungssystem erstellen.

• Briefe

Gaststätten müssen in ständigem Kontakt mit den Kunden sein. Das Programm erlaubt Ihnen, Adressenlisten oder personalisierte Briefe leicht zusammenzustellen. Damit können Sie Ihren Kunden die letzten Neuigkeiten und Angebote einfach mitteilen per Post, Fax oder Email.

• Archiv und Schutz

Um die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen und die Datenbankgröße zu verkleinern kann man periodisch alte Informationen archivieren, mit der Möglichkeit einer späteren Überprüfung. Das Programm verfügt über kräftige Schutzmittel, um die Sicherheit Ihrer Daten zu garantieren.

• Berichte

Es besteht die Möglichkeit der Erstellung verschiedener Berichte und Statistiken, zum Beispiel:

• Verwaltungsbericht
• Periodische Statistiken
• Liste der Geburtsdaten der Kunden
• Statistik mit der Ausstattung der Zimmer
• Benutzungsrate der Dienste

Erweiterte Funktionen (Zusätzliche Module)

• Reisebüros

Viele Hotels vermieten Zimmer durch Reisebüros, was zu bedeutenden verwaltungsmäßigen Unterschieden führt. Dieses Modul erlaubt die Anpassung des Programms an die Bedingungen verschiedener Agenturen, erlaubt das Erstellen von Sammelrechnungen für Reisegruppen, usw.

• Kommunikation zur Anrufzentrale

Dieses Modul erlaubt die Kommunikation des Programms zu Anrufzentralen und die Verwendung deren Fähigkeiten, um eine leistungsfähige Verwaltung zu erzielen. Man kann Informationen über die Gespräche der Kunden speichern, den Zimmerstatus usw. Zusätzlich kann dieses Modul die Aufgaben des Personals bezüglich Aufweckdiensts oder verschiedener Ansagen übernehmen.

• POS-System

Dieses Modul erlaubt die Integrierung verschiedener Verkaufspunkte im System, die an das System angebunden sind (Restaurant, Bar, Automaten) und die automatische Belastung des Kunden oder des Zimmers für die verbrauchten Erzeugnisse. 

Hardwarebedürfnisse:

Einzelrechner

• AMD oder Intel-Prozessor mit mindestens 1,6 GHz
• RAM-Speicher mindestens 512 MB
• Festplatte mit mindestens 40 GB
• Bildschirmgröße 1024 x 768
• Internetverbindung
• Betriebssystem: Microsoft Windows 98SE, NT, 2000, 2003, XP, Vista, 7
• Für Microsoft Windows XP HOME ist eine Aktualisierung für TCP/IP notwendig.

Server

• AMD oder Intel-Prozessor mit mindestens 2 GHz
• RAM-Speicher mindestens 1 GB
• Festplatte mit mindestens 40 GB
• Bildschirmgröße 1024 x 768
• Internetverbindung
• Betriebssystem: Microsoft Windows 98SE, NT, 2000, XP oder Linux

Preise

Unsere Preispolitik ist derart, dass Sie ein Ihrer Betriebsgröße und besonderen Bedürfnissen perfekt angepasstes Paket wählen können. Man kann ein Standardpaket erwerben, dem man zusätzliche Module je nach Bedarf hinzufügen kann. Andererseits wurde VILICOTEL auf solchen Plattformen entwickelt, die nicht den Erwerb einer zusätzlichen Lizenz für Datenbanken benötigen.

Optional kann man besondere Wartungs- und Aktualisierungsverträge (10% vom Wert des gewählten Pakets) schließen, um Ihre Investition auf neuster Technologie zu behalten und zu schützen.

Die Preise sind flexibel an die Zimmeranzahl angepasst. Zusätzliche Module können zu Festpreisen erworben werden.

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